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El orden, según la RAE, es colocar las cosas en el lugar que les corresponde o tener una buena disposición de las cosas que tenemos. Y al igual que sucede en el hogar, tener nuestro área de trabajo bien ordenada genera paz y tranquilidad, favorece el bienestar profesional y la autoestima. Si el desorden generalmente es una fuente de estrés y ansiedad, un espacio organizado resulta mucho más productivo, facilita la concentración, aumenta la creatividad y la efectividad.
No se trata tanto de aplicar a rajatabla el método de Marie Kondo a la oficina como de cuidar y mantener de forma adecuada nuestro espacio laboral, ese lugar en el que pasamos muchas horas al día y en el que es necesario sentirse a gusto. Un ambiente de trabajo en orden nos mejora las condiciones de trabajo. En ese sentido, 123tinta.es, la empresa de consumibles para impresoras, nos ofrece una selección de ideas para mantener un entorno laboral bien organizado.
Aunque te parezca algo básico es también primordial. Una limpieza constante del espacio de trabajo ayuda a prevenir y mejorar la salud. El que no haya polvo, suciedad, tazas sucias o papeles por el suelo es importante porque la suciedad genera gérmenes y bacterias. Lo mejor es limpiar a fondo mesas, cajones y estanterías. Eso no servirá para decidir s los materiales que tenemos son necesarios o no para nuestro trabajo.
Bolígrafos que ya no funcionan, montañas de clips, una grapadora vieja… Hay que eliminar todo lo que no sea necesario en el escritorio. Recolocar cada cosa en su sitio hará que nuestro espacio se vea más despejado y tengamos más libertad de movimiento. Uno de los métodos más efectivos para llevar a cabo esta limpieza es hacer dos grupos: uno con todo lo que hemos ido acumulando a lo largo del tiempo y no necesitamos, y otro con lo imprescindible para poder desempeñar nuestro trabajo diario.
La acumulación de papeles y documentos es algo que termina ocupando demasiado espacio en nuestra mesa. Dedicarle diez minutos al día a recoger y limpiar el despacho, conservando solo los papeles importantes como informes, facturas o contratos, no cuesta mucho y tiene importantes beneficios. Debemos superar el típico 'por si acaso' y desechar sin contemplaciones todos los papeles innecesarios. Los importantes podemos escanearlos y guardarlos digitalizados.
Una vez realizada la selección, toca colocar todo en cajones, armarios, estanterías o muebles auxiliares. Hay que guardar cerca lo que se utilice habitualmente y colocar el resto en sitios más apartados para que no estorben. Todo objeto debe estar asociado a un lugar específico, de modo que sea mucho más fácil localizarlos. También podemos etiquetar para identificar dónde se encuentra cada elemento.
Es una de las formas más eficientes de aprovechar el espacio al máximo posible. El uso de archivadores o estantes con cajas de almacenaje ayuda a guardar una mayor cantidad de objetos sin llegar a perjudicar el espacio horizontal necesario para movernos. Todos estas soluciones de almacenaje como armarios para tablets, carpetas, distintos tipos de archivadores, revisteros, cajoneras y cajas de almacenamiento nos ayudarán a movernos de forma más cómoda
Abrir el ordenador y que el escritorio esté 'petado' de documentos y carpetas no solo causa un pésimo efecto visual, sino que realmente nos dificulta encontrar las cosas y nos genera estrés. Hay que suprimir las carpetas inútiles y obsoletas. Agrupar los documentos y archivar y grabar las carpetas que no usemos a diario en un disco duro externo.
Lo mismo ocurre con el correo electrónico. Es aconsejable limpiar la bandeja de emails suprimiendo los más antiguos y clasificando por remitentes o temáticas los que queramos conservar.
Para conseguir un escritorio despejado necesitaremos tener una buena gestión del cableado. Se pueden usar organizadores de cables, clips y cualquier cosa que nos permita esconder los cables al máximo. Existen trucos como instalar la regleta debajo de la mesa para que no se vean.
Tener un escritorio organizado no tiene por qué significar que esté vacío y sin vida. Siempre se agradece un toque personal, una foto, una planta, un recuerdo o cualquier otro objeto que nos haga sentir a gusto. Incluso se pueden incluir elementos para cuidar de nuestra salud como reposapiés o reposamuñecas.