El tiempo que debería durar una reunión de trabajo para no terminar con la cabeza en otra parte

Las reuniones de trabajo son el pan nuestro de cada día de muchas empresas. Son importantes porque es ahí donde se planifican objetivos, se comparte información relevante con el resto del equipo o se hace balance de resultados. Pero no a todo el mundo las encuentra tan provechosas. Hay gente que disfruta mucho haciéndolas y las convocan en cuanto surge el más mínimo problema, hay quienes preferirían emplear el tiempo que duran en cualquier otra tarea y hay quienes sencillamente las detestan. ¿Cuánto debería durar una reunión para que sea efectiva y tenga a todo el mundo (razonablemente) contento?

El gran riesgo de una reunión es que se alargue durante horas de darle vueltas a lo mismo sin sentido, pero tampoco debería ser tan liviana como para haber podido resolverse mediante un correo electrónico. Las reuniones son necesarias cuando se demanda una conversación activa que involucre intercambiar ideas entre los miembros convocados, pero deberían durar lo justo para que los participantes no pierdan su concentración.

En ese sentido, la neurocientífica de Cambridge Mithu Storoni, experta en cómo optimizar la mente y ser más productivos, explica en una entrevista en 'Telva' que las reuniones deben tener una duración relativamente breve, entre cinco y 20 minutos "para mantener la atención de los asistentes".

Además, importa no sólo cuánto duran sino cuándo se hacen. A su juicio, deben realizarse "a primera hora de la tarde, cuando se nos dan mejor tareas que exigen menos concentración y más análisis". "Trabajar con otras personas nos despeja. Ten en cuenta que tu próximo estado óptimo mental no llegará hasta final de la tarde", añade.

La especialista Donna McGeorge, autora del libro 'The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact', eleva a 25 minutos la cantidad de tiempo ideal para una reunión, amparándose en el método Pomodoro de Francesco Cirillo, que establece que esa es la cantidad óptima de tiempo para que las personas se mantengan concentradas.

McGeorge introduce otra variable que puede afectar a la duración de la reunión, pero sobre todo a su efectividad: el efecto Ringelmann. Este concepto, desarrollado por el ingeniero agrónomo francés Max Ringelmann, sostiene que la productividad individual tiende a disminuir a medida que aumenta el tamaño del grupo.

“Cuanta más gente se involucre, menos productivos nos volvemos. Si se van a hacer encuentros cortos de 25 minutos hay que ser muy cuidadoso sobre quiénes van a participar”, dice McGeorge, que recomienda tener no más de siete personas en la reunión. "En el momento en que se supere el número siete será imposible tener la opinión de cada uno de ellos", añade.

Otro estudio compartido por Harvard Business Review, sugiere que la reunión perfecta no debe superar los 25 o 30 minutos. Y advierte que sobrecargar a los trabajadores con demasiadas reuniones no es positivo, ni para ellos ni para el buen funcionamiento de la empresa.

Teniendo en cuenta que la mayoría de reuniones de trabajo suelen durar en torno a una hora, algo se está haciendo mal. Todos los especialistas apuntan a que cuanto más intensa sea la reunión y más claro sea el mensaje, mejor. Un tiempo ajustado permite abordar los puntos clave más importantes y dejar de lado todo lo superfluo que no solo no aporta nada sino que termina dispersando la atención de lo asistentes. Al final, todos lo agradecerán.