Cómo organizar tus documentos importantes: cinco consejos para mayores de 60
Mantenerlos ordenados será esencial para conseguir encontrarlos rápidamente cada vez que los necesites
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Se mire por donde se mire, la organización es clave en nuestra vida, ya sea en el día a día o en el trabajo, es importante ya que ésta implica un orden para llegar a un fin que, de otra manera, el caos no permitiría alcanzar. Sin hablar de la sensación de tranquilidad una vez que se ha ordenado algo externo. El orden físico genera paz interior, por lo que tener un ambiente o casa ordenada, transmite una mayor sensación de bienestar y comodidad, además de influir positivamente en nuestros pensamientos y sentimientos.
Los documentos personales suelen ser una de las cosas más desordenadas en la vida de muchos. Organizar y guardar los documentos personales de manera adecuada es en muy importante, pues al tenerlos se pueden encontrar con mayor facilidad cuando se necesiten, ahorrando tiempo y evitando el estrés de no encontrar la información necesaria llegado el momento. Esto ayuda a llevar una vida más tranquila y a ser más eficiente.
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Mantener tus documentos personales ordenados te ayudará a cumplir con tus obligaciones legales y fiscales, te permitirá proteger información sensible, llevar registro de tu historial personal, familiar o laboral y prepararte para emergencias en caso de que debas acceder a información vital como seguros, pólizas médicas, contactos de emergencia, entre otros. Afortunadamente, la posibilidad de organizar documentos personales es bastante amplia y existen numerosas estrategias que se pueden tener en consideración.
Tips para guardar documentos personales
- Clasifica, organiza y tira: categoriza tus documentos en diferentes grupos, como finanzas, salud, educación, vivienda, etc. Utiliza carpetas, archivadores o cajas de archivo para mantenerlos ordenados. Es importante también deshacerse de lo que no es imprescindible.
- Utiliza fundas protectoras: mete tus documentos importantes, como certificados de nacimiento, títulos académicos o contratos,
- utilizando fundas plásticas transparentes. Esto ayudará a evitar el desgaste y daño causado por el manejo constante.
- Utiliza cajas de archivo resistentes: si optas por almacenar documentos físicos, elige cajas de archivo duraderas y resistentes al agua y al fuego. Asegúrate de guardarlos en un lugar seguro y seco, lejos de posibles riesgos como inundaciones o incendios.
- Inventario: haz un inventario de tus documentos importantes, indicando qué documentos tienes, su ubicación y fechas relevantes. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tus archivos y asegurarte de que no falte nada en caso de necesidad.
- Actualiza regularmente: revisa tus documentos periódicamente y elimina aquellos que ya no sean necesarios. Actualiza la información cuando sea relevante, como cambios de dirección, números de teléfono o beneficiarios.
Dónde guardar documentos personales importantes
- Archivadores o carpetas: utiliza archivadores o carpetas con divisiones y etiquetas para organizar tus documentos por categorías (por ejemplo, impuestos, finanzas, salud, propiedades, educación). Asegúrate de guardarlos en un lugar seco y protegido de la humedad.
- Cajas de archivo: opta por cajas de archivo resistentes, preferiblemente a prueba de agua y fuego. Puedes utilizar separadores para clasificar los documentos y mantener un orden claro. Etiqueta cada caja para identificar su contenido fácilmente.
- Cajas de seguridad: para una protección adicional, considera guardar tus documentos valiosos en una caja de seguridad en tu hogar, puesto que son resistentes a incendios o robos. Asegúrate de notificar a una persona de confianza sobre la ubicación y la combinación o llave de la caja en caso de emergencia.
- Archivos digitales: digitalizar tus documentos personales importantes puede ser una excelente opción. Utiliza un escáner para convertirlos en archivos electrónicos y guárdalos en una unidad externa, en la nube o en un disco duro externo encriptado. Asegúrate de hacer copias de seguridad periódicas y mantener la seguridad de tus archivos digitales con contraseñas fuertes.