Cómo tener tiempo para todo, incluso para disfrutar: "Más no es mejor"

El tiempo es el mismo para todos, pero no todos lo aprovechamos igual. La clave está en saber gestionarlo. Están quienes saben organizarse para llegar a todo lo que se proponen y quienes siempre se quedan en el camino. ¿En qué fallan lo segundos? Andar siempre con prisa, cargarse de más actividades de las que se pueden abarcar, no saber decir que no, ser incapaz de priorizar o sufrir de falta de atención son algunas posibles respuestas.

En realidad no consiste en ser más rápido o ir más deprisa, sino en todo lo contrario. Apartarse de la prisa cotidiana es vital para cambiar esa dinámica. La psicóloga y escritora Patricia Ramírez, más conocida como Patri Psicóloga, nos explica su método para aprovechar mejor el tiempo en 'Como tener tiempo para todo' (Grijalbo), una especie de cajón de herramientas para organizarnos mejor. La primera: para llegar a todo empieza por llegar a menos.

¿Por qué unos llegan a todo y otros somos incapaces?

No hay una respuesta exacta o única. Cada persona tienes sus circunstancias. Puede ser gente realmente sobrecargada porque no tiene ayuda de familiares o de su pareja, porque trabajo es muy exigente, o porque no gestiona bien los ladrones del tiempo. Otra cosa distinta es pasar puntualmente por una situación laboral o personal que nos dificulta un poco la vida hasta que aprendemos a organizarnos o adaptarnos a esa nueva situación.

¿Cuáles son los principales fallos que se cometen en la gestión del tiempo?

Son varios. Uno es el síndrome de la vida ocupada, que consiste en llenar nuestro tiempo de un montón de actividades para las que tenemos que ir con prisa de un lado a otro. Hemos convertido el hacer mucho en sinónimo de éxito personal y profesional, y nos hemos acostumbrado a obtener validación externa y de autoestima en función de todo lo que hacemos. Otro es el no saber priorizar y hacer renuncias. El querer estar en todo. Ya no solo por cómo nos ven los demás, sino porque no queremos perdernos ningún plan, el famoso FOMO. Y la vida no da para todo.

“Para llegar a todo empieza por llegar a menos”. ¿Puedes explicárnoslo?

Llegar a menos significa hacer renuncias y delegar tareas. La gente siempre me pregunta que cómo hago para llegar a todo, pero lo que no saben en es que en mi casa la mayoría de las veces no soy yo quien hace las tareas domésticas, sino mis hijos y mi marido. En cada caso particular, cada uno sabrá lo que tiene que delegar.

Lo que está caro es que la mujer hoy en día no puede ocuparse de un trabajo fuera de casa de 10 horas, de su maternidad y de todo el trabajo del hogar y las tareas invisibles. Para todo eso el día no da. O da a costa de nuestra salud física y mental y de renunciar al descanso y al autocuidado.  Para llegar a todo tenemos que replantearnos dónde estamos gastando e invirtiendo el tiempo, a qué podemos renunciar, qué se puede hacer más fácil y cambiar un poco el estilo de vida.

No consigo llegar puntual a ninguna cita. ¿Qué estoy haciendo mal?

Yo en 53 años nunca he llegado tarde a ninguna cita. Al revés siempre llego antes. Para mí la puntualidad es un valor que dice mucho de una persona, aunque hay gente que no lo ve como un valor. No hay una sola causa para la impuntualidad. Hay personas que planifican su agenda sin tener en cuenta los imprevistos, o prever el tráfico que hay de una reunión a otra, o que van demorando una tarea porque les aburre y cuando se ponen ya van tarde, o se distraen mentalmente. Si todos funcionáramos con puntualidad, el mundo sería mucho más ágil.

Me cuesta delegar en otros porque no me fío y tampoco quiero cargarles con más tareas. ¿Cómo puedo cambiar mi dinámica?

Decidiendo qué tareas puedes dejar que las haga otra persona, aunque no las haga exactamente igual que tú, y sobre todo, trabajando mucho la flexibilidad mental y la rigidez. Mucha gente que no delega es muy rígida, porque quiere que las cosas se hagan como ellos quieren, de la forma que quieren y en el tiempo que quieren. Es cierto que no puedes delegar en cualquiera, porque no todo el mundo tiene las habilidades necesarias para ocuparse de algo, pero también hay que permitir esa confianza de que la gente haga las cosas un poco a su manera.

Al final del día me doy cuenta de que no he parado pero la tarea principal que tenía la he dejado sin hacer. ¿Cómo puedo ser más eficiente?

La eficiencia pasa por gestionar una agenda, a ser posible en papel y por escrito, en la que sepamos priorizar. La distinción entre qué es urgente y qué es importante yo creo que nos lía mucho y nos confunde. Lo ideal es tener un momento al día o a la semana para repasar la agenda y elegir qué es lo primero que hay que hacer hoy. Cuando hayamos resuelto eso, nos volvemos a plantear la misma pregunta: de lo que me queda hoy qué es lo más importante. Cuando nos hacemos esta pregunta durante un tiempo nuestro cerebro termina aprendiendo a gestionar qué es lo primero que hay que hacer.

Tres hábitos o rutinas que debería implantar en mi día a día

¿Qué son los ladrones del tiempo? 

Son esos momentos que te distraen y te hacen perder el tiempo. Momentos en los quqe dejas de atender a lo que tienes que hacer para llevar tu atención a otro sitio que en ese momento igual es más reconfortante pero que no te permite aligerar tu tarea. Un ladrón del tiempo puede ser cualquier cosa: Desde una mala rutina, a una emoción que te secuestra, pasando por estar contestando constantemente al Whatsapp o a en las redes sociales. Es todo aquello que en un momento determinado te roba la atención de lo que estás haciendo.

¿Cómo puedo detectarlos y desactivarlos?

Cada uno tiene que detectar cuál es su ladrón del tiempo y a partir de ahí seguir un plan de acción. Hay que gestionar bien las emociones. Por ejemplo, fijar un tiempo concreto y definido para las redes sociales y el Whatsapp, definir cuántos cafés me tomo con alguien, intentar completar las llamadas en un momento determinado del día, dejarnos ayudar, bajar el nivel de exigencia y perfeccionismo, establecer rutinas que nos faciliten la vida.

Soy incapaz de decirle ‘no’ a nada que me proponga mi jefe, incluso si estoy hasta arriba. ¿Qué puedo hacer?

Uno de los motivos por los que nos falta el tiempo es por lo mucho que perdemos tanto en compromisos propios como en los ajenos. Muchas veces no decimos que no por vergüenza, porque nos sentimos incómodos o porque creemos que nos van a dejar de querer, y eso pasa factura a nuestra salud mental. Tenemos que aprender a decir que no, con mucha asertividad, educación y poniendo límites muy claros. También tenemos que saber decir que no a proyectos personales que pueden ser muy atractivos pero que nos quitan tiempo de descanso y autocuidado.

Soy procrastinador crónico. Siempre dejo para mañana lo que podría hacer hoy. ¿Cómo le doy la vuelta?

Para dejar de procrastrinar tienes que que valorar cuál es la emoción que te genera eso que te hace procrastinar. Por qué te genera tanto malestar o te da tanto miedo. Una vez que tengas identificado debes convencerte de que no hay plan B, solo plan A y debes cumplirlo. Ponte un horario, un entorno de trabajo amigable, en el que te apetezca estar y empieza a dar pasos muy pequeñitos, pero empieza por el primero, tengas ganas o no. Tu cerebro debe aprender que durante ese tiempo que has fijado, ya sea una hora, dos o cinco, no tiene alternativa.