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Los servicios de video como Skype, Google Hangouts o Zoom, entre otros, tienen cada vez más presencia en nuestras reuniones telemáticas. Ofrecen una sensación de inmediatez que las conferencias telefónicas no pueden brindar y generan grandes ahorros en comparación con los viajes para reuniones cara a cara. No obstante, las videoconferencias tienen su propio código de conducta y no hay que dejar que las pantallas pequeñas y una atmósfera que en ocasiones puede ser engañosamente informal nos jueguen una mala pasada. Pero, ¿qué podemos hacer y qué no debemos hacer en una videollamada? Os hacemos algunas recomendaciones.
Mantener el contacto visual genera confianza y comunica que te interesa la conversación. En los momentos clave en que todos los ojos están puestos en uno —por ejemplo, cuando estás haciendo una presentación o se está presentando—, mira a la cámara. De lo contrario, es correcto que mire a las otras personas en la llamada. Mueve la ventana del video-chat cerca de la cámara de tu ordenador para mirar las caras de los participantes y a la cámara al mismo tiempo.
Cuando estamos en una videoconferencia, puede ser difícil para nuestros familiares saber si estamos en una reunión o simplemente estamos trabajando. Por eso, es muy importante avisarles, ya que las interrupciones pueden romper el hilo del pensamiento y pueden hacerte ver poco profesional. También podemos recurrir a la opción de pegar una nota sobre la puerta pidiendo que no nos interrumpan.
Para causar una buena impresión profesional, es fundamental estar centrado en la reunión. Hay que evitar mirar a los lados y hacia abajo y por supuesto silenciar el móvil o las notificaciones para no desviar nuestra atención. Usar el teclado durante una videoconferencia no sólo genera un ruido molesto, sino que indica que estamos prestando atención y, además, el resto de los participantes podría suponer que estamos trabajando en algo que no está relacionado con la conversación. Incluso si estás tomando notas, el golpeteo de las teclas puede distraer a los demás. Si necesitas tomar notas, es mejor hacerlo a mano. Y si es absolutamente necesario utilizar el teclado, pulsa el botón de silencio.
Nunca debemos abandonar la videoconferencia sin avisar. ¿Necesitas ir al baño? Si se trata de una videoconferencia en la que participa mucha gente sal de la reunión y, si es necesario, deja un mensaje privado a otro asistente diciéndoles que volverás pronto. Si se trata de un grupo pequeño o si eres el moderador, pide tomar un pequeño descanso.
Un entorno descuidado puede hacer que las personas se fijen más en ese desorden que en tus palabras e ideas. El ruido puede ser un problema, ya sea una obra, la TV o el niño gritando en la habitación de al lado. Lo mejor es intentar meterse en un cuarto lo más tranquilo posible. Un fondo limpio tampoco es imprescindible, pero una decoración interesante puede ayudar a volverse tema de conversación. Así, lo ideal es que se cuente con un despacho para trabajar, con una decoración y un mobiliario acordes.
Pero como no es posible en todos los casos, es recomendable que, hablemos desde donde hablemos, no tengamos una pared demasiado colorida detrás o con diversos objetos personales, que servirán únicamente para distraer. Sí se puede mostrar alguna foto familiar o cuadro, pero con limitaciones. En cuanto al plano más adecuado para seguir la charla, se recomienda situar el enfoque de la cámara de forma que se vea desde la cabeza hasta la parte que hay entre los hombros y el pecho.
La luz que se tenga en nuestro espacio de trabajo debe ser la mejor posible, tanto para trabajar como para dar una buena imagen ante la cámara. En la medida de las posibilidades, el trabajador se situará cerca de una ventana que refleje el sol en su cara para que se vean sus expresiones faciales, un imprescindible de la comunicación por videoconferencia. Si se percibe que el entorno de trabajo en casa es el adecuado causará mejor impresión que si encuentran un ambiente oscuro y donde apenas se ve.
A la hora de vestir debemos tener en cuenta que no hay que llevar chaqueta, pero tampoco chándal. Lo correcto sería usar la ropa que habitualmente nos podríamos para ir a la oficina, que es además lo que esperan las empresas. Totalmente, de arriba a abajo, sin confiarnos en que no se nos ven las piernas, ya que puede darse el caso de que haya que levantarse por algún motivo y en ese momento se nos vería completamente en pantalla.
Algunas de las mayores meteduras de pata se producen cuando los fallos técnicos impiden que una persona se una a una llamada. No poder conectarse de inmediato o faltar a una sesión puede hacer que una persona aparezca sin preparación o tecnológicamente inadaptada. Lo mejor es unirse a una videoconferencia un rato antes de la hora prevista para solucionar posibles problemas de conexión. Cuando termine la reunión, asegúrese de que termine también la llamada.